ความจำเป็นของ ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ทำอะไรได้บ้าง?

     ความจำเป็นของ ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง เนื่องจาก หากสินค้าที่ถูกจัดเก็บไว้ในคลังไม่มีระบบการบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่ดีก็อาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาได้ การจัดการคลังสินค้านั้นถือได้ว่าเป็นหัวใจสำคัญในการทำธุรกิจไม่ใช่แค่ซื้อมาขายไปเท่านั้นแต่ต้องมีการสต๊อกสินค้าในปริมาณที่เหมาะสม      เพื่อให้การขายสินค้าเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องระบบ ERP ช่วยให้การบริหารจัดการสินค้าคงคลังตรงตามความเราต้องการของผู้ใช้งานและวิเคราะห์ข้อมูลรายงานผลสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เพื่อลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นโดยเชื่อมโยงระบบการทำงานต่างๆเข้าด้วยกันมีข้อมูลที่ถูกต้องในการทำงานภายใต้แพลตฟอร์มและฐานข้อมูลเดียวกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและช่วยให้ธุรกิจของคุณตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้ามากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการสินค้าคงคลังมากยิ่งขึ้น

ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ทำอะไรได้บ้าง?

ความเชื่อมโยงระหว่าง ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง กับแผนกอื่นในองค์กร

1. ระบบสามารถตรวจสอบสต็อกสินค้าปัจจุบันและย้อนหลังได้

2. ระบบสามารถแสดงวันและเวลาที่สินค้าเข้า-ออก,ตัวเลขสินค้า และรหัสบาร์โค้ด

3. ระบบสามารถแบ่งสินค้าได้ตามประเภท/หมวดหมู่/ยี่ห้อ/รุ่น/สี และขนาด

4. ระบบสามารถตรวจสอบคลังสินค้าได้แบบเรียลไทม์

5. ระบบจะแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมดสต็อก

6. ระบบจะคำนวณต้นทุนและผลกำไรในการจำหน่ายสินค้า 

7. ระบบสามารถเชื่อมโยงการทำงานกับระบบอื่นๆได้และกระบวนการทำงานไม่ยุ่งยาก

8. ระบบมีความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล

ความเชื่อมโยงระหว่าง ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง กับแผนกอื่นในองค์กร

     ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง มีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับแผนกต่างๆ ในองค์กร เนื่องจากข้อมูลและการดำเนินงานของคลังสินค้าเกี่ยวข้องกับการจัดการทรัพยากร การวางแผน การจัดซื้อ และการบริการลูกค้า การเชื่อมโยงระหว่างระบบนี้กับแผนกต่างๆ ช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในทุกขั้นตอน โดยความเชื่อมโยงกับแผนกต่างๆ มีดังนี้

1. การสนับสนุนฝ่ายการขายและการตลาด

– ระบบสินค้าคงคลังช่วยให้ฝ่ายการขายและการตลาดสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณสินค้าในคลังและสถานะการจัดส่งได้แบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้ามีพร้อมจัดส่งให้ลูกค้าหรือไม่

– ฝ่ายการตลาดสามารถใช้ข้อมูลจากระบบคลังสินค้าในการวิเคราะห์แนวโน้มการขาย เช่น สินค้าใดขายดีในช่วงเวลาใด เพื่อวางแผนส่งเสริมการขายให้ตรงตามความต้องการของตลาด

2. การประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อ

– ระบบบริหารสินค้าคงคลังสามารถแจ้งเตือนเมื่อสินค้าคงคลังใกล้ถึงจุดสั่งซื้อขั้นต่ำ ทำให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถดำเนินการสั่งซื้อได้ทันท่วงทีและไม่เกิดปัญหาสินค้าขาดแคลน

– ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ใช้บ่อยหรือสินค้าที่มีการหมุนเวียนสูงช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถวางแผนการสั่งซื้อได้แม่นยำ ลดต้นทุนการจัดเก็บและการสูญเสีย

3. การทำงานร่วมกับฝ่ายการเงินและบัญชีในการควบคุมต้นทุน

– ระบบสินค้าคงคลังเชื่อมโยงกับฝ่ายการเงินและบัญชีเพื่อคำนวณต้นทุนการจัดเก็บสินค้าและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณสินค้าและมูลค่าสินค้าคงคลังช่วยให้ฝ่ายการเงินสามารถวางแผนงบประมาณและตรวจสอบต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

– ฝ่ายบัญชีสามารถใช้ข้อมูลจากระบบสินค้าคงคลังเพื่อบันทึกและตรวจสอบการเคลื่อนไหวของสินค้า ช่วยลดข้อผิดพลาดในการคำนวณและทำให้การจัดทำงบการเงินมีความถูกต้อง

4. การประสานงานกับฝ่ายผลิต

– ฝ่ายผลิตสามารถเข้าถึงข้อมูลสินค้าคงคลังเพื่อวางแผนการผลิต โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องใช้วัตถุดิบหรือสินค้าสำเร็จรูปในกระบวนการผลิต หากมีการเชื่อมโยงข้อมูลการผลิตกับสินค้าคงคลัง จะสามารถลดปัญหาการขาดวัตถุดิบในการผลิตได้

– การติดตามปริมาณวัตถุดิบที่ใช้จริงกับการคาดการณ์การผลิตช่วยให้การบริหารจัดการวัตถุดิบมีประสิทธิภาพ ลดการสูญเสียและเพิ่มความแม่นยำในการวางแผนการผลิต

5. การสนับสนุนฝ่ายบริการลูกค้า

– ข้อมูลสินค้าคงคลังช่วยให้ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถตอบคำถามลูกค้าเกี่ยวกับสถานะการจัดส่งหรือความพร้อมของสินค้าได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ลูกค้าได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลา

– หากเกิดกรณีสินค้าขาดแคลน ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อมูลจากระบบคลังสินค้าและแจ้งให้ลูกค้าทราบ รวมถึงแนะนำสินค้าอื่นที่มีอยู่แทนได้ทันที ช่วยสร้างความพึงพอใจและเพิ่มโอกาสในการขาย

6. การสนับสนุนฝ่ายโลจิสติกส์และการกระจายสินค้า

– ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้ฝ่ายโลจิสติกส์สามารถวางแผนการจัดเก็บและการจัดส่งสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องจัดส่งออกจากคลังช่วยให้การจัดเตรียมสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

– การติดตามสถานะของสินค้าที่อยู่ในระหว่างการจัดส่งและข้อมูลการเคลื่อนไหวในคลังช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการคลังสินค้าและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า

7. การเชื่อมโยงกับฝ่าย IT และเทคโนโลยี

– ฝ่าย IT เป็นส่วนสำคัญในการสนับสนุนและดูแลระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การติดตั้งอุปกรณ์การสแกนบาร์โค้ดหรือ RFID เพื่อการติดตามสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติ

– นอกจากนี้ฝ่าย IT ยังช่วยในการดูแลและพัฒนาระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังให้สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ

8. การสนับสนุนฝ่ายทรัพยากรบุคคล

– ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ข้อมูลการจัดการสินค้าคงคลังเพื่อวางแผนการจัดสรรบุคลากรในคลังสินค้าและจัดเตรียมพนักงานในช่วงที่มีปริมาณสินค้าคงคลังสูง

– ระบบช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลติดตามและประเมินผลการทำงานของพนักงานในคลังสินค้าได้ รวมถึงสามารถวางแผนการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะที่จำเป็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

9. การจัดการสินค้าที่เกี่ยวข้องกับกฎระเบียบและมาตรฐานคุณภาพ

– ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังมีความเชื่อมโยงกับฝ่ายคุณภาพและฝ่ายที่รับผิดชอบเรื่องมาตรฐานและกฎระเบียบ เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าที่จัดเก็บและจัดส่งได้มาตรฐาน

– ข้อมูลสินค้าคงคลังที่เกี่ยวข้องกับวันหมดอายุ สภาพการจัดเก็บ และความเหมาะสมในการใช้งานช่วยให้ฝ่ายควบคุมคุณภาพสามารถติดตามการจัดการสินค้าคงคลังให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด

     ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังจึงทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลที่สำคัญในการเชื่อมโยงข้อมูลและประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ ในองค์กร            ความร่วมมือนี้ช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยให้การดำเนินงานของธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์หลักของ ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

     การใช้ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management System) มีประโยชน์อย่างมากต่อธุรกิจทุกขนาด เนื่องจากช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาต่างๆ ที่เกิดจากการจัดการสินค้าคงคลังแบบดั้งเดิม และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก                  นี่คือประโยชน์หลักๆ ของการใช้ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

1. การควบคุมสินค้าคงคลังอย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพ

– ระบบช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามและจัดการปริมาณสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำ สามารถตรวจสอบปริมาณสินค้าเข้า-ออกแบบเรียลไทม์ ซึ่งทำให้รู้สถานะของสินค้าคงคลังได้ตลอดเวลา ลดปัญหาการขาดสต็อกหรือสินค้าล้นคลัง

2. ลดต้นทุนการเก็บรักษาและการสูญเสียสินค้า

– การบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา เช่น ค่าเช่าคลังสินค้า ค่าดูแลรักษาสินค้า และค่าพนักงาน อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียสินค้า เช่น สินค้าหมดอายุ เสื่อมคุณภาพ หรือเสียหาย

3. การคาดการณ์และวางแผนการสั่งซื้ออย่างแม่นยำ

– ระบบสามารถวิเคราะห์ข้อมูลยอดขายและแนวโน้มความต้องการของลูกค้า ทำให้สามารถคาดการณ์ปริมาณสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อได้อย่างแม่นยำ การวางแผนการสั่งซื้อที่ดีช่วยลดโอกาสที่จะมีสินค้าคงคลังมากเกินไปหรือขาดแคลนในช่วงที่มีความต้องการสูง

4. การปรับปรุงประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการจัดส่งสินค้า

– ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังช่วยให้การจัดการสินค้าในคลังเป็นไปอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การจัดเก็บสินค้า การเรียงลำดับไปจนถึงการจัดส่ง ทำให้พนักงานสามารถหาสินค้าได้ง่ายขึ้น ลดเวลาในการจัดเตรียมสินค้า และทำให้การจัดส่งเป็นไปอย่างรวดเร็ว

5. การติดตามและตรวจสอบสถานะสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์

– ระบบสามารถแสดงข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังในเวลาเรียลไทม์ ทำให้ผู้จัดการสามารถติดตามสถานะของสินค้าได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นจำนวนสินค้าในคลัง ระยะเวลาการเก็บรักษา หรือสถานะการสั่งซื้อ ทำให้การจัดการและตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการคลังสินค้าทำได้อย่างทันท่วงที

6. เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า

– เมื่อธุรกิจมีการบริหารสินค้าคงคลังที่ดี จะสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันที ลดเวลารอสินค้าหรือปัญหาสินค้าหมด ทำให้ลูกค้าประทับใจในบริการและมีแนวโน้มที่จะกลับมาใช้บริการซ้ำ

7. ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดในการจัดการสินค้าคงคลัง

– ระบบช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง เช่น การนับจำนวนสินค้าผิด การบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อนหรือผิดพลาด ทำให้การจัดการสินค้าคงคลังมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น

8. การเก็บข้อมูลและวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

– ระบบบริหารสินค้าคงคลังช่วยเก็บข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการจัดการสินค้า เช่น ปริมาณการขาย ความถี่ในการเติมสินค้า และแนวโน้มการใช้สินค้า ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์ในระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

9. การเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ในองค์กรเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

– ระบบบริหารสินค้าคงคลังสามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ เช่น ระบบการขาย ระบบบัญชี และระบบการจัดซื้อ ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น และมีการจัดการข้อมูลที่สอดคล้องกัน ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนและทำให้การสื่อสารระหว่างแผนกมีประสิทธิภาพมากขึ้น

10. การจัดการสินค้าที่หมดอายุและสินค้าหมุนเวียน

– ระบบช่วยในการติดตามวันหมดอายุของสินค้า ทำให้สามารถจัดการสินค้าใกล้หมดอายุได้ก่อนที่จะเสียหาย ลดการสูญเสีย และทำให้สินค้าที่จัดส่งถึงลูกค้ามีคุณภาพสูงสุด นอกจากนี้ยังช่วยจัดการสินค้าที่มีการหมุนเวียนตามฤดูกาลได้ดีขึ้น

     ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังจึงมีบทบาทสำคัญในการทำให้ธุรกิจสามารถควบคุมสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการ และช่วยให้การบริการลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่นและตอบสนองความต้องการได้ตรงใจ

แนวโน้มและอนาคตของ ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง

     แนวโน้มและอนาคตของระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management System) กำลังพัฒนาอย่างรวดเร็ว โดยมีการนำเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆ เข้ามาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในการจัดการสินค้าคงคลัง ดังนี้

1. การใช้ระบบอัตโนมัติและหุ่นยนต์ในคลังสินค้า : การนำหุ่นยนต์และระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยในการจัดการสินค้าคงคลัง เช่น การหยิบสินค้า การจัดเรียง และการขนย้าย ช่วยลดความผิดพลาดจากมนุษย์และเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน

2. การประยุกต์ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ : AI ถูกนำมาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลและคาดการณ์ความต้องการสินค้า ช่วยให้การวางแผนการสั่งซื้อและการจัดเก็บมีความแม่นยำมากขึ้น

3. การใช้เทคโนโลยีบล็อกเชน (Blockchain) :  บล็อกเชนช่วยเพิ่มความโปร่งใสและความปลอดภัยในการติดตามสินค้าตลอดห่วงโซ่อุปทาน ทำให้สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาและสถานะของสินค้าได้อย่างแม่นยำ

4.เทคโนโลยี Internet of Things (IoT) : อุปกรณ์ IoT ช่วยในการติดตามและตรวจสอบสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ เช่น การตรวจวัดอุณหภูมิ ความชื้น หรือการเคลื่อนไหวของสินค้า ช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. การใช้ระบบคลาวด์ (Cloud Computing) : การใช้ระบบคลาวด์ช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่และทุกเวลา เพิ่มความยืดหยุ่นและลดต้นทุนในการจัดการระบบ

6. การวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data Analytics) :  การวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเข้าใจแนวโน้มและพฤติกรรมของลูกค้า ทำให้การวางแผนการจัดการสินค้าคงคลังมีความแม่นยำและตอบสนองต่อความต้องการของตลาดได้ดียิ่งขึ้น

7. การใช้เทคโนโลยีการสแกนสินค้าคงคลัง (Inventory Scanning Technology) :  การใช้บาร์โค้ดและเครื่องสแกนเพื่อติดตามระดับและตำแหน่งสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ รับประกันข้อมูลสต็อกที่แม่นยำและกระบวนการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ

     แนวโน้มเหล่านี้ชี้ให้เห็นว่าระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังกำลังมุ่งสู่การใช้เทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และความยืดหยุ่นในการดำเนินงาน ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อความต้องการของตลาดและลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

สรุป

     ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลัง มีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาดระบบสามารถจัดการสินค้าในคลังได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานระบบเข้ามาช่วยตั้งแต่การเข้ารับสินค้า การจัดเก็บสินค้าและการส่งออกหรือการกระจายสินค้า เรียกได้ว่าเป็นระบบที่มีความสำคัญอย่างมาก       ThinkFirst Solution จะช่วยให้การบริหารจัดการสินค้าคงคลังเป็นระบบมากขึ้นสามารถเช็คสต๊อกสินค้าได้แบบเรียลไทม์นำข้อมูลไปวิเคราะห์ทางการตลาด      และวางแผนกลยุทธ์เพื่อให้เห็นภาพรวมของคลังสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำช่วยลดค่าใช้จ่ายเพิ่มผลกำไรทำให้ธุรกิจมีสภาพคล่องให้ธุรกิจของคุณเติบโตพัฒนาอย่างรวดเร็วและมั่นคง

Get in Touch

สนใจ ปรึกษาฟรี หรือติดต่อใช้บริการของ ThinkFirst

ผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนระบบการจัดการธุรกิจ